煤礦供應科業(yè)務流程控制
煤礦供應科業(yè)務流程控制
1、總則
1.1、為了有效發(fā)揮供應科各業(yè)務職能，提高業(yè)務人員辦事效率，明確機關人員職責和權限，有效監(jiān)督各流程環(huán)節(jié)，實現(xiàn)精細化管理，以最佳的服務向全礦提供質(zhì)優(yōu)價廉的物資需求，特制定本流程控制。
1.2、供應科按其職能劃分五大流程環(huán)節(jié)，即物資采購計劃編制、物資采購、物資驗收入庫、物資發(fā)放，廢舊物資回收復用與處理等。
1.3、本流程控制依據(jù)業(yè)務處理順序，物資流動順序和票據(jù)傳遞順序為原則進行設計，力求科學、合理系統(tǒng)、嚴密。
2、物資采購計劃編制程序
主要實施崗位：計劃員 操作流程：
2.1、各生產(chǎn)區(qū)隊每月15日前依據(jù)下月生產(chǎn)任務，物資消耗定額，現(xiàn)場實際情況等因素編制下月物資需用申請計劃，經(jīng)隊長組織本隊相關人員討論并由隊長審核簽字后報相關業(yè)務科室。
2.2、各業(yè)務科室根據(jù)礦規(guī)定材料分管項目，在充分考慮各單位、個環(huán)節(jié)在下月生產(chǎn)中的材料消耗及回收復用等情況下，審核各生產(chǎn)單位物資需用申請計劃，于每月16日前送供應科簽收。
2.3、業(yè)務科室同時對其主管物資需用申請計劃進行申報。
2.4、供應科計劃員根據(jù)區(qū)隊和科室物資需用申請計劃分類預算、庫存情況、市場供應情況及公司物資管理相關規(guī)定，編制全礦物資采購計劃。
2.5、計劃員在編制全礦物資采購計劃時，對區(qū)隊申請計劃會審一次，對每一項物資做出是否采購和采購多少的具體方案。對單項計劃不清楚或參數(shù)不齊全項目及時與區(qū)隊結合。
2.6、計劃員按物資品種及類別分別編制統(tǒng)管物資申請計劃和分管物資采購計劃，經(jīng)供應科長、分管礦長審簽，報公司供銷部門審批。
2.7月中特殊情況需緊急采購時，由生產(chǎn)單位提報急用物資需用計劃及礦計劃外材料審批單，說明急用原因、需要到貨時間，并注明急用字樣等，經(jīng)業(yè)務科室審核，分管礦領導簽字，報供應科。
2.8經(jīng)供應科長審核簽字后送計劃員匯總，編制臨時物資采購計劃表，在經(jīng)供應科長簽字后，按統(tǒng)管和分管范圍分別上報供銷部或形成采購計劃經(jīng)分管礦長批準后執(zhí)行。
相關要求
2.8.1、區(qū)隊物資需用申請計劃，要注明材料品名、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項等。所需配件計劃，必須提前一個月申報，且注明規(guī)格、型號、圖號，主機廠家及詳細技術參數(shù);特殊物資必須提前2個月申報計劃，如提升鋼絲繩、特種鋼材、運輸帶等;非標準件在上報計劃時必須附其圖紙。
2.8.2、區(qū)隊隊長對其上報的物質(zhì)需用申請計劃，因考慮不周影響生產(chǎn)、威脅安全及物資長期閑置不用而造成積壓浪費等負責。
2.8.3、業(yè)務科室分管物質(zhì)范圍：生產(chǎn)科負責木材、支護材料、建工材料、火工品等;機電科負責皮帶、電纜、鋼絲繩、管路，配件、油脂專用工具等，科負責單體租賃、其他材料等;
2.8.4、業(yè)務科室對分管材料負有審核把關責任，對分管材料應作到不漏項、不錯項，在確保生產(chǎn)安全的情況下不超購。
2.8.5、供應科計劃員應深入現(xiàn)場，全面了解礦井生產(chǎn)、消耗定額材料預算、庫存、市場供應等情況，計劃編制力求科學合理。
3、物資采購作業(yè)程序
主要實施崗位：計劃崗 操作流程及要求
3.1、公司統(tǒng)管物資進貨程序。
3.1.1、計劃員根據(jù)批準的統(tǒng)管物資申請計劃及礦生產(chǎn)實際情況，按需用急緩程度分期分批填寫“ “。
3.1.2、計劃員把填寫好的兩聯(lián)“統(tǒng)購計劃內(nèi)急用物資聯(lián)系單”經(jīng)供應科長批準后提交公司供銷部，并負責跟蹤催辦。
3.1.3、待物資到礦后，由計劃員通知驗收員、保管員并一同到現(xiàn)場驗收。
3.1.4、計劃員根據(jù)物資需要時間及時與供銷部相關人員溝通，了解預計到貨時間，如仍不能滿足生產(chǎn)需要，計劃員應及時報請供應科長與供銷部有關負責人協(xié)商解決，并把有關情況反饋物資需用單位及分管礦領導。
3.1.5、計劃員根據(jù)科長與供銷部協(xié)商方案跟蹤落實，直到物資到礦。
3.2、礦分管物資采購程序
3.2.1、計劃員接到批準后的自購物資采購計劃后，依據(jù)材料使用狀況、用量大小，采購頻率、市場供需狀況，交易習慣等因素，對不同物資選擇最有利的采購作業(yè)方式辦理采購業(yè)務。
3.2.2、招標采購物資：對于經(jīng)常使用、大批量、品種固定、價格相對穩(wěn)定：或一次性發(fā)生金額較大，價值總額在5萬元以上，執(zhí)行招標采購。
3.2.3、招標采購首先由計劃員列出采購物資品種，一次采購量或分月、季、年采購總量，并詳細了解市場供求狀況及三家以上供應商資料等上報科長，有科長向礦外經(jīng)濟活動領導小組報告，并在礦對外經(jīng)濟活動領導小組主持下進行招標。執(zhí)行礦相關程序。
3.2.4、詢比議價采購，礦管物資一次采購總價5元以下或報供應科長、分管礦長批示后，供應科組織議標或招標采購。
3.2.4.1、計劃員根據(jù)采購計劃，倉儲情況制訂物資采購表，逐項詢價、比價、議價、并了解交易條件等，經(jīng)科長、分管礦長批準后，通知供應商或廠家訂購。
3.2.4.2、詢價：由計劃員參考過去采購記錄或供應廠商資料，擬定至少三家詢價對象(特殊原因如獨家制造、獨家代理、原廠品牌零件無法替代或急需現(xiàn)貨等須特別注明)。并通知廠商報送相關資料。
3.2.4.3、詢價完成后，計劃員應將詢價、報價的全部資料整理并查閱前購記錄及供應廠商資料、市場行情等一同報科長，據(jù)此比價議價。
3.2.4.4、若報價資料規(guī)格與申請采購規(guī)格略有不同或?qū)俅闷氛?，可與使用單位或業(yè)務科室聯(lián)系并簽注意見。必要時可重新詢價。
3.2.4.5、比議價：采購員接到計劃員報來的詢價資料后，匯同計劃員分析詢價資料，通過比較擬定議價對象。采用面談、通信、電話、傳真等多種形式進行議價。
3.2.4.6、議價時應注意貨物質(zhì)量、價格、交貨保證度、付款方式等相關因素。
3.2.4.7、議價完成后，有計劃員填報物資采購審批表，經(jīng)科長簽字報經(jīng)營礦長批準。
3.2.4.8、訂購：采購員接到審批后的物資采購審批表，向廠商以電話或傳真方式發(fā)出訂購通知，說明交貨數(shù)量，交貨日期等。并跟蹤了解到貨情況。
3.3、臨時急用物資采購程序：計劃員接到生產(chǎn)單位提供的急用物資需要計劃或緊急采購通知后，立即查明申請采購的材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需用時間等，即以電話方式詢議價格，并通報科長，由科長向分管礦長匯報并獲批準后采購。區(qū)隊以電話方式通知采購，應立即督促生產(chǎn)單位補辦急用物資采購計劃手續(xù)由計劃員備案。
3.4、委托加工物資辦理程序：由生產(chǎn)單位提出加工計劃并附加工圖紙，經(jīng)業(yè)務技術主管科室審批，報供應科計劃員;計劃員根據(jù)加工難易程度、技術要求、資質(zhì)要求等情況，，如礦機修車間加工確有困難，則由機修車間主任簽字，供應科長審批后交采購員聯(lián)系外委單位加工。
相關要求
1、對于集團公司內(nèi)部有能力生產(chǎn)或供應的材料，可采取特約采購，如公司有規(guī)定的按公司規(guī)定執(zhí)行，公司沒有規(guī)定的可參與詢價比議價，在同質(zhì)同價的基礎上優(yōu)先考慮。
2、采購員應建立供應商檔案，對各廠商供應的材料質(zhì)量、性能、交貨情況、售后服務及基層單位使用意見等資料，收集整理以備今后采購參考。
3、采購員應經(jīng)常調(diào)查、搜集市場價格及供求變化情況。對價格波動較大的采購項目及時做出調(diào)整方案，經(jīng)供應科長審核，報礦對外經(jīng)濟活動領導小組討論后執(zhí)行。
4、采購員應積極主動了解倉儲公司計劃物資到貨及儲備情況、并隨時掌握本科庫存情況，以便根據(jù)需要及時組織貨源。
5、當存貨低于最低儲備量時，保管員應及時通知采購員。
4、物資驗收入庫程序
主要實施崗位：驗收、計劃、保管操作流程
4.1、物資到礦后采購員或供應商通知計劃員，計劃員根據(jù)送貨通知單或合同組織質(zhì)檢員、保管員共同驗收。
4.2、驗收時對物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、送貨單和發(fā)票等一一清點核對，確認無誤后，由質(zhì)檢員將到貨日期及實收數(shù)量填入驗收單并共同簽字。
4.3、驗收單一式三聯(lián)，一聯(lián)保管員收存，二聯(lián)交供應商，三聯(lián)質(zhì)檢員存檔。質(zhì)檢員、保管員依據(jù)此單登記到貨記錄。
4.4、保管員根據(jù)“物資到貨驗收會簽單單”填寫“煤礦物資驗收入庫通知單”并登記到貨記錄。供應科長審核簽章。第二、三聯(lián)計劃員留存及結算用，第一、四聯(lián)保管員留存記物資明細入賬及月末到財務稽核用。
4.6計劃員重點核對到貨物資是否與采購計劃或“送貨通知單”要求的品名、規(guī)格、型號、數(shù)量等相一致。驗收員主要對物資質(zhì)量負責，保管員主要對其數(shù)量負責。同時三大員分別對數(shù)量和質(zhì)量負有監(jiān)督責任。
4.7、卸車程序
4.7.1、對大建物品需專人卸車時，計劃員通知相關負責人安排卸車。
4.7.2、卸車人員應按倉庫保管員對物資碼放要求卸車碼放，待保管員對物資碼放驗收合格后，辦理有關手續(xù)。
4.8、對于專業(yè)性較強的物資，計劃員可通知業(yè)務科室或區(qū)隊協(xié)助驗收并在驗收單上簽字。
4.9地方坑木、黃沙、石子、木石、炮土等材料到貨后，計劃員還要通知企管科、保衛(wèi)科監(jiān)督員到場共同驗收并簽字。
4.10、散裝水泥到貨后，計劃員會同質(zhì)檢員對散裝水泥車鉛封等情況進行檢查，并通知探防隊、企管科、保衛(wèi)科相關人員對到貨車輛進行現(xiàn)場跟蹤檢查驗收。待本車水泥打完后到供應科領取到貨物資驗收會簽單以備結算。
4.11、火工品的驗收、運輸、入庫按煤業(yè)公司相關文件執(zhí)行。
4.12、對驗收中發(fā)現(xiàn)的不合格物資保管員原則上不允許入庫，由計劃員通知供應商退貨，驗收員開具出門證計劃員簽字，科長批準蓋章后交供應商持證出礦。如供應商當天不能帶走，保管員應隔離存放并標識清楚，嚴禁使用，并催促計劃員盡快處理。
4.13、在驗收過程中驗收員應注意檢查收集物資合格證、生產(chǎn)許可證、需帶煤安標志的物資還應收集煤安標志證，并歸檔保存。
4.14、計劃員應注意收集從議到定購，在到驗收等各環(huán)節(jié)資料，以備出現(xiàn)糾紛時作為證據(jù)材料。并定期收集生產(chǎn)單位對質(zhì)量問題的反饋意見并存入客戶檔案。
4.15、對委托加工物資的驗收，由計劃員會同質(zhì)檢員、保管員依據(jù)委托加工單及加工圖進行驗收。如成品在施工現(xiàn)場不能搬移，則由計劃員會同質(zhì)檢員及使用單位現(xiàn)場驗收。
4.16、在驗收過程中發(fā)現(xiàn)物資存在問題，影響產(chǎn)品使用壽命但生產(chǎn)急需時，可報請科長酌情處理。
4.17、下班時間原則上不安排送貨，確因特殊情況物資到礦，先由值班人員代收，第二天由相關人員履行驗收手續(xù)。
4.18、物資在入庫后保管員依照庫房管理標準做好物資保管保養(yǎng)工作，確保物資完好無損、安全使用。
5、物資發(fā)放程序
主要實施崗位：保管員 操作流程
5.1、依據(jù)礦月度生產(chǎn)經(jīng)營計劃，分為計劃內(nèi)材料領用審批程序和計劃外材料領用審批程序。
5.2、計劃內(nèi)材料領用審批程序
5.2.1、使用單位開具領料單，并按領料單項目填寫齊全，單位主管簽字加蓋章位行政章到分管科室審批。
5.2.2、計劃員接到使用單位領料單后，依據(jù)礦生產(chǎn)經(jīng)營計劃中定額和限額計劃量控制審批并加蓋物資分類印章。
5.2.3、對業(yè)務科室專管的材料(如大型材料、專用工具、木材、鋼棚及附件、鋼管及接頭、鋼軌及附件等)及其它需要到相關業(yè)務科室審批的材料，應先到相關業(yè)務科室審批后，在到供應科審批。
5.2.4、對于按區(qū)費用支出的材料，同時要經(jīng)安監(jiān)科簽批后加蓋安全費用專用章在到供應科審批。
5.3、計劃外材料領用審批程序
5.3.1、當使用單位材料費用超出計劃或作業(yè)計劃發(fā)生變更時，首先由區(qū)隊寫出書面申請或材料預算報告經(jīng)相關業(yè)務部門審核，并報請企管科批準后，送交供應科作為審批材料的依據(jù)。。
5.4、倉庫保管員接到區(qū)隊審批后的領料單后，依據(jù)領料單所填物資名稱、規(guī)格、型號及數(shù)量，核準無誤后發(fā)放。
5.5、生產(chǎn)單位夜間急需用料時，可經(jīng)值班隊長簽字、礦調(diào)度室值班人員審批，在到供應科值班人員處領取，但必須在第二天辦理正常領用手續(xù)。
5.6、未經(jīng)審批保管員不允許發(fā)料，除非遇到緊急情況暫且不能履行正常審批手續(xù)時，可經(jīng)領料單位申請，值班隊長簽字供應科長批準后方可借料，借料單上要注明出票時間或返還日期。
5.7、礦外單位在礦內(nèi)施工需領用材料時，應經(jīng)相關業(yè)務科室書面報告并經(jīng)主管礦長批準后，辦理審批、領用事宜。
5.8、退庫：使用單位領用的材料遇到質(zhì)量問題時，可及時返回供應科，由采購員聯(lián)系廠家辦理退貨或更換手續(xù)。
5.9、相關要求
5.6.1、庫管員嚴格按照生產(chǎn)經(jīng)營計劃并結合區(qū)隊生產(chǎn)實際控制發(fā)料，能折零發(fā)放的不要一次性發(fā)放，有修復代用的物資，不得發(fā)放新物資。
5.9.2、不直接用于生產(chǎn)的物資，使用單位領用時應詳細說明用途、數(shù)量，經(jīng)供應科長審批后，辦理相關手續(xù)。
5.9.3、需交舊方可領新的物資，庫管員應憑廢舊物資管理員開具的廢舊回收單批料。
5.9.4、庫管員按照先進先出原則發(fā)料，對違反發(fā)料原則造成的物料失效、霉變、大料小用、以及差錯等損失負責。
6、廢舊物資修舊利廢與處理程序
主要實施崗位：廢舊物資管理崗 操作流程：
6.1、依據(jù)礦廢舊物資管理辦法，廢品物資管理員接到回收單位交舊通知后，到現(xiàn)場查看交回的物資狀況，安排區(qū)隊或卸料人員分類碼放并辦理回收手續(xù)，登記建賬。
6.2、回收單位已經(jīng)修復的物資，如錨桿、托盤等，管理員會同質(zhì)檢員共同驗收并填報廢舊物資驗收單，一聯(lián)保管員存、一聯(lián)區(qū)隊結算用、一聯(lián)驗收員存檔、一聯(lián)交計劃員作審批發(fā)放材料用。
6.3、回收單位不能修復的廢舊物資，管理員按材料類別分開碼放，并向回收單位開具廢品回收單。
6.4、委托礦機修車間修復的物資，在月度生產(chǎn)計劃中下達修舊計劃，待機車間修復完畢后，會同質(zhì)檢員、生產(chǎn)科、機電科、企管科等相關人員聯(lián)合驗收入庫待發(fā)，驗收單同6、2條。
6.5、需礦外委托修復的物資，先指定地點碼放，定期書面報礦對外經(jīng)濟領導小組研究后辦理外委修理業(yè)務，修復物資到礦后驗收入庫手續(xù)同6、2條。
6.6、不可再利用的報廢物資，依據(jù)公司或礦領導簽批的廢舊物資處理合同并通知企管科監(jiān)督員現(xiàn)場監(jiān)裝、過磅等，并安排辦理交款事項，建賬登記管理。
二O一一年一月
