百良公司：多舉措開拓檔案管理新思路

為了規(guī)范檔案管理工作，提高檔案的開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。百良公司勇于探索，積極創(chuàng)新，多措并舉開拓檔案管理新思路，充分發(fā)揮出檔案管理在公司發(fā)展中的作用，為百良公司實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展添加動(dòng)力。

認(rèn)真收集、移交，確保歸檔資料準(zhǔn)確、齊全

檔案是日常工作開展過(guò)程中，公司發(fā)展進(jìn)程中產(chǎn)生的具有一定價(jià)值，可以為日后工作提供參考依據(jù)的第一手資料，具有原始性、真實(shí)性。在公司發(fā)展進(jìn)程中，我們要求檔案管理員經(jīng)常深入各部門，與部門兼職檔案員不定期溝通，在資料形成的第一時(shí)間將資料原件及時(shí)收集，確保資料的原始性、真實(shí)性。對(duì)于形成過(guò)程長(zhǎng)、程序多的資料，在其初步形成后，為防止其丟失將其單獨(dú)存放在資料袋中，并在資料袋上標(biāo)明事件、資料名稱、后續(xù)還會(huì)產(chǎn)生哪些資料或附件，在整件事情辦理完結(jié)或全套資料全部收集到位后，由兼職檔案員按要求進(jìn)行整理并移交檔案室，經(jīng)檔案管理員審核所移交資料全部為原件，并且齊全后，進(jìn)行接收、歸檔，在一定程度上保證了歸檔資料的準(zhǔn)確及齊全完整。

加強(qiáng)檔案的成套管理，確保資料歸檔系統(tǒng)

每一份資料的形成都有詳細(xì)的過(guò)程或相對(duì)應(yīng)的配套資料、附件等，比如采購(gòu)合同在簽訂時(shí)會(huì)有比價(jià)單、會(huì)議記錄、合同會(huì)審單、甚至委托書。所采購(gòu)的物資到貨后會(huì)先進(jìn)行驗(yàn)貨，在驗(yàn)貨無(wú)誤后再進(jìn)行接收。驗(yàn)貨、接收所產(chǎn)生的文字性資料也是合同的一部分，稱為合同的附件，所以在裝訂合同時(shí)這些附件資料必須與合同原件裝訂在一起。在涉及金額比較大的合同簽訂前，必須通過(guò)招標(biāo)，在招投標(biāo)過(guò)程中形成的過(guò)程性的資料屬于招投標(biāo)的一部分，在收集整理招投標(biāo)時(shí)這些資料也必須收集到位，并且成套整理；有招投標(biāo)資料，必定有合同，招投標(biāo)與其對(duì)應(yīng)的合同一起整理、組卷、歸檔，確保了檔案歸檔的系統(tǒng)性，同時(shí)在所有的資料歸檔時(shí)，與其相關(guān)的其他方面資料也應(yīng)該與其一起整理、組卷、歸檔。

加強(qiáng)檔案的分類管理，確保資料齊全完整

檔案室已歸檔的檔案有文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案，每一類檔案又分很多小類，為了方便查找，我們?cè)跉w檔、上架時(shí)，將這些類別的檔案分架擺放，同時(shí)留足每類檔案再分小類的空間，方便查找、提供利用。例如：澄合百良公司已歸檔的科技檔案按一級(jí)類目分，分為地質(zhì)類、基本建設(shè)類、特殊載體類、設(shè)備及材料類四大類。每一級(jí)類目的檔案又分為多種二級(jí)類目，如：地質(zhì)類又分為綜合類、煤礦地質(zhì)類、工程地質(zhì)類、環(huán)境地質(zhì)類、測(cè)繪資料類。每個(gè)二級(jí)類目又包括多種詳細(xì)的、具體的資料，將資料按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)及相關(guān)要求按件整理、裝盒，依次上架擺放。根據(jù)每類檔案的卷數(shù)將密集柜進(jìn)行劃分，并在上面貼上所歸檔資料名稱的標(biāo)簽，方便資料上架擺放、查找。特殊載體類檔案不僅將電子版存入檔案專用電腦，同時(shí)將影像資料制作成照片和光盤，存放入照片、光盤檔案專用光盤夾、照片夾中，并整齊擺放在檔案柜中。

制作案卷封皮、盒脊、檢索目錄，確保資料標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

在資料組卷完成后移交時(shí)，檔案管理員認(rèn)真審核其資料是否簽章齊全、填寫規(guī)范，是否有缺項(xiàng)、漏項(xiàng)，在確保其齊全、完整后，指導(dǎo)其資料員將資料按順序整理、按件裝訂并認(rèn)真加蓋檔號(hào)章、規(guī)范填寫檔號(hào)、如實(shí)填寫卷內(nèi)備考表、打印卷內(nèi)目錄、裝盒，然后認(rèn)真填寫案卷封皮、盒脊，并用黃色無(wú)酸牛皮紙打印出來(lái)用乳膠均勻粘貼在檔案盒封面及盒脊處。同時(shí)制作好卷內(nèi)目、案卷目錄電子版，方便檢索及案卷的查詢,確保檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。

通過(guò)檔案管理創(chuàng)新，檔案的提供利用從最初的一個(gè)月不超過(guò)3次到后來(lái)的一個(gè)月提供利用檔案13次，甚至20余次，從很大程度上提高了檔案的利用次數(shù)及價(jià)值，有效彰顯出檔案在公司干部職工心目中的作用。截至目前，大家對(duì)檔案工作有了新的認(rèn)識(shí)，有效提高了檔案利用的次數(shù)及效果，能更好的為公司領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)，為百良公司實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展提供保障。